Et moderne lager handler om langt mer enn å vite hvor mange varer som står på hyllene. For mange virksomheter er lageret en sentral del av hele verdikjeden, og hver eneste dag genereres store mengder informasjon om varer, ordre, kunder og arbeidsprosesser. Med et godt lagerstyringssystem kan denne informasjonen samles og brukes til å forstå virksomheten bedre. Det kan igjen gi et sterkere grunnlag for å redusere kostnader, forbedre kundeservicen og gjøre virksomheten mer konkurransedyktig.

Data har særlig stor verdi når den brukes aktivt. Det er ikke nok å samle tusenvis av datapunkter dersom ingen analyserer dem eller omsetter dem til konkrete beslutninger. Virksomheten må derfor definere hvilke nøkkeltall som er viktige, og hvordan informasjonen skal brukes.

For en nettbutikk kan leveringshastighet være sentralt, mens en grossist kanskje er spesielt opptatt av lageromløp og tilgjengelighet. En industribedrift kan på sin side være avhengig av at kritiske komponenter alltid finnes når produksjonen trenger dem.

Lagerstyringssystem gir oversikt over varebeholdningen

En av de mest grunnleggende funksjonene i et lagerstyringssystem er å registrere hvilke produkter som finnes på lageret og hvor de befinner seg. Disse dataene kan samtidig fortelle virksomheten mye mer.

Ved å analysere lagerbeholdningen over tid kan man identifisere produkter som beveger seg raskt og produkter som blir stående lenge.

Varer som ligger på lager over lang tid, binder kapital og bruker fysisk lagerplass. Hvis virksomheten oppdager slike mønstre tidlig, kan den undersøke hvorfor produktene ikke selger som forventet.

Kanskje innkjøpsmengden bør reduseres. Kanskje produktet skal markedsføres annerledes. Eller kanskje virksomheten bør vurdere om varen fortsatt skal være en del av sortimentet.

Data gjør det mulig å stille disse spørsmålene på et bedre grunnlag.

Salgsdata fra lagerstyringssystem kan vise etterspørselen

Når produkter kontinuerlig beveger seg inn og ut av lageret, oppstår det historiske data som kan brukes til å forstå etterspørselen.

Et lagerstyringssystem kan eksempelvis bidra med informasjon om hvor ofte bestemte produkter plukkes, og hvordan aktiviteten varierer gjennom året.

Dette kan være interessant i virksomheter med store sesongvariasjoner.

Hvis en bestemt vare konsekvent får økt aktivitet før sommeren, kan virksomheten bruke denne historikken i neste års planlegging. Innkjøpsavdelingen kan kombinere lagerdata med salgsprognoser og annen markedsinformasjon.

Historiske data kan ikke garantere hva som vil skje i fremtiden. De kan imidlertid gi et bedre utgangspunkt enn beslutninger som utelukkende er basert på magefølelse.

Lagerstyringssystem kan identifisere de raskeste produktene

Ikke alle produkter bør nødvendigvis behandles likt på lageret. Noen varer blir plukket mange ganger hver dag, mens andre bare håndteres noen få ganger i måneden.

Data fra et lagerstyringssystem kan vise hvilke produkter som har størst aktivitet.

Denne kunnskapen kan brukes når lageret skal organiseres. Produkter med høy plukkfrekvens kan for eksempel plasseres på lett tilgjengelige lokasjoner dersom det passer med varenes størrelse, vekt og øvrige krav.

Det kan redusere hvor langt medarbeiderne må bevege seg for å gjennomføre en ordre.

Hvis noen få sekunder kan spares på en enkelt plukkoperasjon, virker gevinsten kanskje liten. Men gjennom tusenvis av ordre kan små forbedringer få større betydning.

Produktiviteten kan analyseres gjennom lagerstyringssystem

Et moderne lager skaper også data om selve arbeidsprosessene. Virksomheten kan blant annet undersøke hvor lang tid forskjellige deler av ordrebehandlingen tar.

Gjennom et lagerstyringssystem kan man eksempelvis analysere plukktider, antall behandlede ordre eller aktivitet på forskjellige områder av lageret.

Slike data bør brukes med omtanke. Målet bør ikke bare være å måle individuelle medarbeidere, men å finne prosesser som kan forbedres.

Hvis én bestemt del av lageret konsekvent skaper lange plukktider, kan problemet eksempelvis skyldes dårlig plassering av produkter eller en uhensiktsmessig arbeidsflyt.

Data kan dermed hjelpe ledelsen med å finne årsaken fremfor bare å konstatere at prosessen går sakte.

Lagerstyringssystem kan redusere utsolgte varer

Når en kunde ønsker å kjøpe et produkt, er det naturligvis en fordel om virksomheten faktisk har det tilgjengelig. Gjentatte utsolgte varer kan bety tapte salg og frustrerte kunder.

Et lagerstyringssystem kan gi data om hvor ofte bestemte produkter går tomme, og hvor raskt lagerbeholdningen reduseres.

Denne informasjonen kan brukes sammen med data om leveringstider fra leverandører.

Hvis et produkt selger 100 enheter i uken og leverandøren bruker flere uker på å levere nye varer, bør virksomheten planlegge bestillingen deretter.

Bedre data kan gjøre det lettere å utvikle relevante bestillingspunkter og sikkerhetslagre.

Samtidig bør virksomheten unngå å overkompensere, fordi for stor lagerbeholdning også binder kapital.

Lagerstyringssystem kan bidra til lavere kapitalbinding

Et stort lager er ikke nødvendigvis et godt lager. Hvis virksomheten har kjøpt inn store mengder produkter som ikke selges, kan betydelige økonomiske ressurser bli bundet opp.

Her kan et lagerstyringssystem gi ledelsen innsikt i lageromløp og langsomt bevegelige varer.

Man kan eksempelvis identifisere produktgrupper hvor lagerbeholdningen er stor sammenlignet med den faktiske etterspørselen.

Denne kunnskapen kan brukes i dialogen mellom lager, innkjøp og salg.

Målet bør være å finne en balanse hvor virksomheten har nok produkter til å møte kundenes behov uten å bygge opp unødvendig store lagre.

Bedre kapitalutnyttelse kan igjen gjøre virksomheten mer konkurransedyktig ved at økonomiske ressurser kan brukes på andre områder.

Feil kan oppdages gjennom data fra lagerstyringssystem

Lagerfeil kan bli kostbare. Dersom systemet viser ti enheter mens det bare finnes åtte fysisk, kan virksomheten ende med å selge varer den ikke kan levere.

Et lagerstyringssystem kan bidra med data som gjør det lettere å oppdage avvik.

Hvis bestemte produkter eller lagerområder ofte har forskjeller mellom registrert og faktisk beholdning, kan virksomheten undersøke hvorfor.

Problemet kan eksempelvis ligge i varemottaket, plukkprosessen, returhåndteringen eller manuelle registreringer.

Ved å analysere mønstre over tid kan virksomheten fokusere forbedringsarbeidet på de områdene hvor feilene faktisk oppstår.

Det kan gi høyere lagerpresisjon og bedre informasjon til både kunder og medarbeidere.

Kundeservicen kan forbedres med lagerstyringssystem

Data fra lageret påvirker også kundene. Hvis kundeservice kan se korrekt lagerstatus og relevant ordreinformasjon, blir det lettere å gi presise svar.

Et integrert lagerstyringssystem kan gjøre informasjon tilgjengelig for flere deler av virksomheten.

En kundeservicemedarbeider kan eksempelvis få bedre grunnlag for å svare på om en vare finnes eller hvor langt en ordre har kommet i prosessen.

Samtidig kan virksomheten analysere om lagerrelaterte problemer fører til mange kundehenvendelser.

Hvis kunder ofte kontakter virksomheten på grunn av forsinkede ordre, kan lagerdata brukes til å undersøke hvor forsinkelsen oppstår.

Dermed blir data et verktøy for både drift og kundeopplevelse.

Returdata i lagerstyringssystem kan avsløre nye muligheter

Returvarer blir ofte betraktet som en kostnad, men de kan også inneholde verdifull informasjon.

Hvis et lagerstyringssystem registrerer returprosesser på en strukturert måte, kan virksomheten analysere hvilke produkter som kommer tilbake oftest.

Dataene blir enda mer verdifulle hvis de kombineres med informasjon om årsaken til returen.

Hvis et bestemt produkt har en uvanlig høy returandel, kan virksomheten undersøke hvorfor. Er produktinformasjonen på nettbutikken misvisende? Oppstår det skader under transport? Er det problemer med kvaliteten?

Slik informasjon kan deles med innkjøp, produktansvarlige eller leverandører.

På den måten kan lagerdata bidra til forbedringer langt utenfor selve lageret.

Lagerstyringssystem kan gjøre leverandørarbeidet mer datadrevet

Virksomhetens konkurransekraft avhenger også av leverandørene. Hvis varer gjentatte ganger kommer for sent, kan det skape problemer for både lager og kunder.

Data fra et lagerstyringssystem kan brukes som en del av evalueringen av leverandører.

Virksomheten kan eksempelvis sammenligne forventede og faktiske leveranser eller analysere hvor ofte det oppstår avvik i mottatte mengder.

Når leverandørsamtaler bygger på konkrete data, blir diskusjonen mer presis.

I stedet for å si at leveransene "ofte virker forsinket", kan innkjøpsavdelingen arbeide med dokumenterte mønstre.

Det kan gi et bedre grunnlag for å forbedre samarbeidet, reforhandle vilkår eller vurdere alternative leverandører.

Ledelsen kan bruke lagerstyringssystem til bedre beslutninger

Ledelsen trenger ikke nødvendigvis å følge hver enkelt varebevegelse. Det interessante er å omforme store datamengder til relevante nøkkeltall.

Et lagerstyringssystem kan levere informasjon til rapporter og dashboards som viser utviklingen på lageret.

Det kan eksempelvis være lagerverdi, lageromløp, ordrevolum, plukkpresisjon, restordre eller andre relevante målinger.

Hvilke KPI-er som bør prioriteres, avhenger av virksomhetens strategi.

Det viktigste er at målingene fører til handling. Hvis et dashboard viser det samme problemet måned etter måned uten at virksomheten gjør noe, skaper dataene begrenset verdi.

God databruk krever derfor tydelig ansvar for oppfølging og forbedring.

Integrasjoner gjør lagerstyringssystem enda mer verdifullt

Lagerdata blir særlig interessante når de kombineres med informasjon fra resten av virksomheten.

Et lagerstyringssystem kan eksempelvis integreres med ERP, nettbutikk, økonomisystem, transportløsninger eller andre relevante plattformer.

Da kan virksomheten analysere sammenhenger mellom salg, innkjøp, lager og leveranser.

Ledelsen kan eksempelvis undersøke om en salgskampanje skapte den forventede etterspørselen, og hvordan lageret håndterte den økte aktiviteten.

Et mer sammenhengende datagrunnlag kan redusere behovet for manuelle regneark og gjøre informasjonen tilgjengelig raskere.

Det krever naturligvis gode integrasjoner og høy datakvalitet.

Lagerstyringssystem kan skape en mer konkurransedyktig virksomhet

Den største verdien av et lagerstyringssystem ligger ikke nødvendigvis i mengden data systemet kan produsere. Verdien oppstår når virksomheten bruker informasjonen til å forbedre beslutninger og arbeidsprosesser.

Data kan vise hvilke produkter som selger raskt, hvor kapitalen er bundet, hvor det oppstår feil, og hvilke prosesser som tar unødvendig lang tid. Virksomheten kan samtidig analysere sesongvariasjoner, leverandører, returvarer og lagerpresisjon.

Denne innsikten kan omsættes til konkrete tiltak. Produkter kan plasseres annerledes, innkjøpsmengder kan justeres, arbeidsprosesser kan forbedres, og kundene kan få mer presis informasjon.

Det kan samlet bidra til lavere kostnader og en bedre kundeopplevelse.

For å få denne effekten må virksomheten imidlertid ha en tydelig datastrategi. Det bør være klart hvilke nøkkeltall som betyr noe, hvem som følger dem opp, og hvilke handlinger forskjellige resultater skal utløse.

Et lagerstyringssystem bør derfor ikke bare betraktes som et operativt verktøy for lagerpersonalet. Det kan også være en strategisk datakilde for ledelse, innkjøp, salg og kundeservice.

Når en virksomhet klarer å omforme lagerets mange daglige transaksjoner til nyttig kunnskap, får den et bedre bilde av hvordan forretningen faktisk fungerer. Og nettopp denne kunnskapen kan brukes til å arbeide raskere, mer presist og mer lønnsomt – og dermed skape et sterkere konkurransefortrinn.